Löst ein Wechsel der Praxissoftware Dein Dokumentationsproblem?

Es ist nie eine Sache, es sind zwanzig kleine

Der Support geht nicht ran. Das Update von letzter Woche hat etwas verschoben, das vorher an seinem Platz war. Für eine Kleinigkeit brauchst Du sechs Klicks, und Du weißt seit drei Jahren, welche sechs.

Nichts davon ist ein Grund, irgendetwas zu ändern. Zusammen sind sie der Grund, warum Du irgendwann an einem Dienstagabend die Frage im Kopf hast, ob Deine Praxissoftware eigentlich noch die richtige ist – und ob es sich lohnt, die Praxissoftware zu wechseln.

Die Frage richtet sich fast von selbst an dieses eine Programm. Es ist offen, wenn Du morgens ankommst, und das letzte, das Du abends schließt. Wenn irgendetwas in der Praxis „das System" ist, dann es.

Und trotzdem beantwortet ein Wechsel die Frage, die Dich eigentlich umtreibt, meistens nicht. Das liegt nicht an den Anbietern. Es liegt daran, dass in dieser Frage zwei Dinge stecken, die nichts miteinander zu tun haben.

Wo liegt Deine Dokumentation eigentlich?

Die Deutsche PsychotherapeutenVereinigung hat ihre Mitglieder 2024 zu Praxisverwaltung und Telematikinfrastruktur befragt – 2.770 Antworten, knapp ein Drittel Rücklauf. Eine der Fragen war, ob das eigene System ein Modul zur digitalen Dokumentation enthält, das den Anforderungen des Patientenrechtegesetzes entspricht.

31 Prozent sagten ja. Fünf Prozent sagten nein. 61 Prozent antworteten „Weiß nicht". Und von denen, die ein solches Modul haben, nutzt es rund ein Drittel – gut jede zehnte befragte Praxis.

Das ist kein Befund über Nachlässigkeit. Es ist ein Befund darüber, wo die fachliche Dokumentation in diesem Beruf tatsächlich entsteht: in einer Word-Vorlage, in einem Ordner, auf einem Block, im freien Notizfeld. Neben der Praxissoftware, nicht in ihr. Und das hat sich nicht jemand ausgedacht, sondern es hat sich eingestellt – weil es ging.

Wenn das stimmt, verschiebt sich die Frage vom Dienstagabend. Sie lautet dann nicht mehr „ist meine Praxissoftware die richtige", sondern: Über welche der beiden Sachen denke ich hier eigentlich nach?

Zwei Entscheidungen, die wie eine aussehen

Die eine ist die Verwaltung. Abrechnung, Termine, Stammdaten, der Anschluss an die Telematikinfrastruktur, die ePA. Das ist ein zusammenhängender Apparat, er ist verpflichtend, und er muss laufen.

Die andere ist die fachliche Akte. Was in der Sitzung passiert ist, wie sich der Verlauf entwickelt, was in den Bericht an die GutachterIn kommt, was Du beim Wiederlesen nach vier Monaten brauchst. Das ist die Arbeit, wegen der Du den Beruf gewählt hast, und sie ist das, was von der Behandlung zehn Jahre lang übrig bleibt.

Verwaltungssysteme sind für das erste gebaut. Das ist keine Schwäche und kein Vorwurf – es ist ihre Aufgabe, und sie tragen dabei eine Last, die niemand freiwillig übernimmt. Nur folgt daraus eben auch: Ein Wechsel innerhalb dieser Kategorie tauscht die Verwaltung gegen eine andere Verwaltung. Für die fachliche Akte ändert er wenig.

Interessanterweise weiß die Zielgruppe das längst. In derselben Befragung von 2024 denken 26 Prozent aktuell über einen Anbieterwechsel nach – vollzogen haben ihn je 12 Prozent. Und der zweithäufigste Grund, es zu lassen, ist nicht Bequemlichkeit, sondern die Überzeugung, dass andere Anbieter auch nicht besser sind. Für die Frage, um die es hier geht, ist das keine Resignation, sondern eine ziemlich zutreffende Einschätzung.

Der häufigste Grund ist übrigens der Aufwand. Und das ist der Punkt, an dem die Trennung praktisch wird.

Warum die Trennung mehr ist als eine Unterscheidung

Ein Wechsel der Praxisverwaltung ist teuer, und zwar nicht in erster Linie an Geld. Es zieht ein Bestand um, für den Du geradestehst. Es gibt eine Phase, in der zwei Systeme nebeneinander laufen, und Wochen, in denen Du langsamer bist als vorher, während die Termine weitergehen.

Deshalb schieben so viele Praxen diese Entscheidung. Und deshalb ist es vernünftig, dass sie es tun.

Die Entscheidung über die fachliche Akte hat diese Eigenschaft nicht – jedenfalls dann nicht, wenn das Werkzeug nicht verlangt, dass Du die Verwaltung mitwechselst. Es gibt keinen Bestand, der umzieht. Es gibt nichts abzuschalten. Du legst die nächste Akte an und schaust, ob es trägt.

Das ist der ganze Denkweg hinter dem, was ganzheit ist. Nicht: das bessere System. Sondern die Beobachtung, dass in der Frage „ist mein System das richtige" zwei Entscheidungen stecken – und dass nur eine davon einen Umzug kostet. Wer sie auseinandernimmt, kann die zweite treffen, ohne die erste anzufassen.

Was das konkret heißt

ganzheit tritt neben Deine Praxisverwaltung. Termine, Abrechnung und Stammdaten laufen dort weiter, ebenso der Anschluss an die Telematikinfrastruktur und die ePA – dafür ist ganzheit weder gebaut noch zugelassen. Was hierher kommt, ist die fachliche Akte: der Verlauf, die Sitzungsprotokolle, die Berichtsentwürfe, die Fallbesprechung. Eine Migration gibt es dabei nicht: Bei laufenden Fällen kopierst Du die bisherigen Protokolle beim Anlegen der Akte hinein – Sache von Sekunden –, und bei neuen PatientInnen beginnt die Akte einfach.

Die Struktur ist schon da. Du sprichst nach der Sitzung frei ein, so wie es Dir im Kopf liegt, und wählst, wonach daraus ein Protokoll gebaut wird – an den Empfehlungen der Psychotherapeutenkammern orientiert, an der im MDK-Kontext erwarteten Struktur, oder nach einer eigenen Vorgabe. Die KI erfindet dabei nichts; sie verwendet ausschließlich, was Du gesagt hast. Fehlt einem Abschnitt die Grundlage, schreibt sie dort keinen Inhalt, sondern einen Hinweis, was noch fehlt. Gesprochen wird über die Chiffre, nicht über den Namen – so, wie Du den Fall auch in einer Intervisionsgruppe vorstellen würdest.

Was Du änderst, bleibt sichtbar. Jedes Sitzungsprotokoll behält seine früheren Stände. Du öffnest eine ältere Version und siehst, was vorher darin stand und was Du danach ergänzt hast. Genau das verlangt Deine Dokumentationspflicht von einer Berichtigung: Neben der Änderung muss der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleiben. Ein überschriebenes Textdokument leistet das nicht, und ein Notizfeld ohne Historie auch nicht.

Und aus dem Verlauf entsteht das, wofür Du sonst zurückliest. Der Bericht ans Gutachterverfahren, der Fortführungsantrag, Berichte an die Krankenkasse, Arztbriefe an mit- oder weiterbehandelnde KollegInnen. Wie lange dieser Weg ohne Werkzeug dauert, hat die DPtV 2014 unter ihren Mitgliedern erhoben: Für den Bericht an die GutachterIn bei einer Langzeittherapie brauchten sie im Schnitt gut vier Stunden. Du prüfst, änderst, ergänzt und gibst frei – der erste Aufschlag ist ein Entwurf, die fachliche Verantwortung bleibt bei Dir. Aber Du beginnst nicht vor dem leeren Dokument.

Der Einstieg ist klein, und der Rückweg steht offen. Der kleinste Tarif führt fünf Fallakten; alle enthalten denselben Funktionsumfang und sind monatlich kündbar. Deine Inhalte lädst Du jederzeit als PDF herunter. Endet Dein Vertrag, wechselt der Zugang in einen Lesemodus: Du kommst weiter an alles heran, was Du dokumentiert hast, und exportierst es weiter – Du legst nur nichts Neues mehr an. Die Dokumentation bleibt Dir, sie wächst nur nicht weiter.

Die Frage, die jetzt kommt

Wer über einen Wechsel nachdenkt, denkt an einer Stelle immer an dasselbe: Was passiert dabei mit den Daten? Die Frage ist berechtigt, sie ist in der Berufsgruppe die zweitgrößte Wechselbremse überhaupt, und sie verdient mehr als einen Absatz. Deshalb steht sie in einem eigenen Text: Was passiert mit den Patientendaten, wenn Du die Software wechselst?‍ ‍

Die kurze Fassung, damit sie hier nicht offen bleibt: Es gibt keine Migration, bei der etwas verloren gehen könnte – keine Schnittstelle, keine Formatübersetzung, keinen Bestand, der über Nacht umzieht. Was Deine PatientInnen Dir anvertrauen, bleibt bei Dir: Deine Dokumentation liegt auf Servern in Deutschland, die KI-Verarbeitung läuft innerhalb der EU, und Du arbeitest durchgehend auf Chiffrenbasis.

Fazit

Die Unzufriedenheit mit der Praxisverwaltung ist real und gut belegt. Nur ist sie eine schlechte Ratgeberin für die Frage nach der Dokumentation, weil sie auf einen Wechsel zeigt, der teuer ist und das eigentliche Problem nicht anfasst.

Der billigere Schritt ist der kleinere: die beiden Entscheidungen auseinanderzunehmen und die zweite für sich zu treffen. Wenn sie nicht trägt, hast Du eine Akte weniger angelegt, als Du gedacht hast. Wenn sie trägt, hast Du sie getroffen, ohne dass irgendetwas umgezogen ist.

Wer gerade erst gründet, hat diese Trennung übrigens geschenkt – dort gibt es noch keinen Bestand, der eine Entscheidung schwer macht. Wie die Frage in dieser Lage aussieht, steht in Wie baust Du die Dokumentation in einer neuen Praxis auf?

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Wenn Dich das anspricht: Sieh Dir an, wie die Dokumentation in ganzheit funktioniert, oder teste sie 14 Tage kostenlos.

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Häufige Fragen

• Muss ich meine Praxissoftware wechseln, um ganzheit zu nutzen?

  Nein. ganzheit ist die fachliche Akte: Verlauf, Sitzungsprotokolle, Berichtsentwürfe, Fallbesprechung. Abrechnung, Termine und Stammdaten bleiben in Deiner Praxisverwaltung, ebenso der Anschluss an Telematikinfrastruktur und ePA. Du legst hier neu an, statt umzuziehen.

• Was wird aus meinen bisherigen Sitzungsprotokollen?

  Sie bleiben, wo sie sind. Bei PatientInnen, die Du weiterbehandelst, kopierst Du beim Anlegen der Akte hinein, was Du in ganzheit brauchst – das dauert Sekunden. Eine Migration im technischen Sinn gibt es nicht: keine Schnittstelle, kein Import, keine Formatübersetzung.

• Kann ich ganzheit ausprobieren, ohne meine bisherige Ablage aufzugeben?

  Ja, und das ist der übliche Weg. Du legst die nächste Akte in ganzheit an und führst den Bestand weiter, wo er ist. Es gibt keinen Stichtag, an dem umgestellt werden müsste.

• Was, wenn ich nach einigen Monaten merke, dass es nicht passt?

  Alle Tarife sind monatlich kündbar. Deine Inhalte lädst Du jederzeit als PDF herunter, Akte für Akte. Endet der Vertrag, wechselt Dein Zugang in einen Lesemodus: Du kommst weiter an alles heran und exportierst weiter, legst aber nichts Neues mehr an.

• Bleibt nachvollziehbar, wann ich etwas geändert habe?

  Ja. Jedes Sitzungsprotokoll behält seine früheren Stände – Du öffnest eine ältere Version und siehst, wann geändert wurde und wie das Dokument vorher aussah. Genau das verlangt Deine Dokumentationspflicht von einer Berichtigung.

• Darf ich Klarnamen eingeben?

  Nein – und das ist der Punkt. ganzheit ist so gebaut, dass Du es vollständig auf Chiffrenbasis nutzt. Dadurch verarbeitet ganzheit keine personenbezogenen Daten Deiner PatientInnen, und Du brauchst mit uns keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Zuordnung zwischen Chiffre und Mensch bleibt bei Dir, dort, wo die Stammdaten ohnehin liegen.

• Wo werden meine Inhalte verarbeitet?

  Deine gespeicherte Dokumentation liegt auf Servern in Deutschland (AWS Frankfurt), die KI-Verarbeitung läuft über Amazon Bedrock innerhalb der EU. Deine Inhalte gehen nicht an OpenAI oder andere KI-Anbieter und werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.