Wie sparst Du Zeit beim Umwandlungsantrag in eine Langzeittherapie?

Verfasst von Jan Hoppe

Die Stunde, in der beiden klar wird, dass es weitergeht

Es ist die achte Sitzung der KZT 2. Die Patientin – nennen wir sie B.K. – kommt gerade an die Stelle, an der es anfängt, wirklich zu arbeiten. Die Vermeidung ist benannt, die Beziehung trägt, und in dieser Stunde fällt zum ersten Mal ein Satz über den Vater, den es vorher nicht gab.

Und während Du noch zuhörst, rechnet ein zweiter Teil von Dir mit. Der weiß, wie eng das Fenster ist, in dem der Umwandlungsantrag raus sein muss, damit hier keine Lücke entsteht. Der weiß auch, was zwischen dieser Stunde und dem fertigen Antrag liegt: nicht das Formular – das ist schnell ausgefüllt –, sondern der Bericht. Wie lange es dauert, den Antrag zu begründen, ist erhoben worden. Die DPtV hat ihre Mitglieder 2014 danach gefragt: Für den Bericht an die GutachterIn bei einer Langzeittherapie – Erst- oder Umwandlungsantrag – brauchten sie im Mittel gut vier Stunden. Die Hälfte der Befragten vier Stunden oder länger, das oberste Viertel fünf Stunden oder länger.

Vier Stunden, die in keinem Kalender stehen. Sie finden am Abend statt, oder am Sonntag.

Was die Honorarkürzung 2026 für Deine Praxis ändert

Diese Stunden gab es immer. Neu ist, was gerade daneben passiert. Zum 1. April 2026 sind die Honorare für ambulante psychotherapeutische Leistungen um 4,5 Prozent abgesenkt worden – beschlossen am 11. März im Erweiterten Bewertungsausschuss, nachdem im regulären Ausschuss keine Einigung zustande kam, und gegen die Stimmen der KBV, die Klage angekündigt hat. Gegengerechnet wurde eine Anhebung der Strukturzuschläge; wie viel davon in einer einzelnen Praxis ankommt, hängt daran, wie viel Zuschlag sie überhaupt erreicht. Die BPtK kommt für Praxen mit vollem Zuschlag auf rund 2,8 Prozent Absenkung; der GKV-Spitzenverband nennt für das laufende Jahr 2,3 Prozent.

Und am 10. Juli hat der Bundestag das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz beschlossen. Ab dem 1. Januar 2027 kommen psychotherapeutische Leistungen zurück in die morbiditätsbedingte Gesamtvergütung. Ausnahmen sind angekündigt – für die KJP, für die Behandlung schwer psychisch Erkrankter, für als „dringlich" festgelegte Fälle –, aber sie stehen bisher in einem Entschließungsantrag und nicht im Gesetz; welche Behandlung als dringlich gilt, soll der G-BA erst noch erarbeiten, und die Nachbesserung ist für Ende September angekündigt.

Sechs Tage vor der Abstimmung hatten die BPtK und zwölf Landeskammern an die Abgeordneten appelliert, „die Budgetierung und den damit unausweichlich verbundenen substanziellen Verlust von Therapieplätzen zu verhindern".

Wir maßen uns kein Urteil über die Honorarsystematik an; dafür gibt es Deine Kammer und Deinen Berufsverband, und beide sind darin erheblich besser als wir. Was wir sehen, ist der Effekt auf einen einzelnen Abend: Dieselben vier Stunden, dieselbe Sorgfalt, dieselbe Verantwortung – und weniger Deckung dafür. Der übliche Rat in so einer Lage lautet, unternehmerisch zu denken. Nur hat kaum jemand diesen Beruf gewählt, um unternehmerisch zu denken. Man hat ihn gewählt, um mit Menschen zu arbeiten. Jede Stunde, die stattdessen in Formulare, Ablage und Software geht, ist keine neutrale Nebentätigkeit – sie ist ein Abzug vom eigentlichen Auftrag. Und wenn nun ausgerechnet die Zeit knapper vergütet wird, gibt es genau eine Größe in dieser Rechnung, über die Du noch selbst entscheidest: wie viel davon die Verwaltung bekommt.

Wir stehen hinter dieser Position. Und hinter dem Ziel dahinter: eine psychotherapeutische Versorgung, die trägt. Getragen wird sie von der Arbeit, die Du jeden Tag machst.

Was davon bei Dir ankommt, ist sehr konkret: dieselben vier Stunden, dieselbe Sorgfalt, dieselbe Verantwortung – und weniger Deckung dafür.

Das trifft kein System. Das trifft einen Donnerstagabend.

Der übliche Rat in so einer Lage lautet, unternehmerisch zu denken. Nur hat kaum jemand diesen Beruf gewählt, um unternehmerisch zu denken. Man hat ihn gewählt, um mit Menschen zu arbeiten. Jede Stunde, die stattdessen in Formulare, Ablage und Software geht, ist keine neutrale Nebentätigkeit – sie ist ein Abzug vom eigentlichen Auftrag. Und wenn nun ausgerechnet die Zeit knapper vergütet wird, gibt es genau eine Größe in dieser Rechnung, über die Du noch selbst entscheidest: wie viel davon die Verwaltung bekommt.

Die Begründung ist Fallkonzeption, keine Verwaltung

Hier liegt das eigentlich Bittere, und es geht in der Debatte über Honorare regelmäßig unter.

Der Bericht an die GutachterIn ist kein Formular. Er ist Fallkonzeption – dieselbe Denkarbeit, die Du in einer guten Intervisionsgruppe leisten würdest, nur adressiert an eine KollegIn, die Du nie sehen wirst. Fachliche Arbeit auf hohem Niveau, unter Zeitdruck, für ein Publikum von einer Person.

Deshalb sind die vier Stunden auch nicht einfach zu streichen. Sie sind nicht Bürokratie, die man abschaffen könnte. Sie sind Denkarbeit am Fall, die einen Adressaten hat.

Was daran wehtut, ist nicht der Aufwand. Es ist, dass diese Arbeit als Anhang zu einem Antrag stattfindet, in einem Dokument, das danach in einem Umschlag verschwindet – und dass die Zeit dafür in keiner Ziffer auftaucht.

Warum dauert die Begründung vier Stunden?

Wenn man Leute fragt, was an diesem Bericht so lange dauert, sagen sie selten „das Schreiben". Sie sagen: „Bis ich wieder drin bin."

Fünfzehn, zwanzig Sitzungen liegen hinter Dir. Was davon dokumentiert ist, steht in Stichworten, in einer Handschrift von einem Dienstagabend, in einem Notizfeld der Praxissoftware, das für zwei Zeilen gebaut ist. Du liest zurück und rekonstruierst: Wann kam die Wende? Wo hat sich das Ziel verschoben? Wie war der Verlauf der Belastung – hattest Du dazu nicht eine Skala? Der Bericht selbst, wenn Du erst einmal alles beisammen hast, ist in einer knappen Stunde geschrieben. Die drei davor gehen für die Rekonstruktion drauf.

Genau da hilft die Reform, die gerade läuft, nicht. Der G-BA hat im März beschlossen, dass das Anzeige-, Antrags- und Gutachterverfahren digital laufen darf: keine Postlaufzeiten mehr, direktere Übermittlung, weniger Papier. Das ist eine gute Nachricht, und sie betrifft den Weg des Berichts. Sie betrifft nicht die drei Stunden, in denen Du Dich durch Deine eigenen Notizen zurückarbeitest. Der Postweg fällt weg, der Schreibtisch nicht.

Die Erkenntnis: Das ist kein Schreibproblem

An dieser Stelle sind wir hängengeblieben. Wenn der Bericht überwiegend Rekonstruktion ist, dann ist er kein Schreibproblem – er ist ein Ausleseproblem. Und ein Ausleseproblem entscheidet sich nicht in dem Moment, in dem Du den Bericht schreibst. Es entscheidet sich fünfzehn Sitzungen vorher, in der Form, in der Du dokumentierst.

Wenn der Verlauf beim Dokumentieren schon strukturiert entsteht – wenn Diagnose, Therapieziele, jede Sitzung und die Skalenverläufe an einem Ort liegen und miteinander in Beziehung stehen –, dann ist die Begründung für die Umwandlung im Wesentlichen bereits geschrieben. Sie muss nur noch aus dem Verlauf herausgeholt und in die Form des Berichts gebracht werden.

Das ist die Arbeit, die ganzheit übernimmt. Du ziehst dafür nichts um – ganzheit tritt neben Deine Praxisverwaltung, es ersetzt sie nicht. Aus dem dokumentierten Verlauf entwirft es Dir den Bericht: was die Patientin mitgebracht hat, was seitdem passiert ist, wie sich die Werte entwickelt haben, wo die Ziele stehen. Du prüfst, korrigierst, schärfst, ergänzt, was nur Du weißt – und gibst frei. Der erste Aufschlag ist ein Entwurf, die fachliche Verantwortung bleibt vollständig bei Dir. Aber Du beginnst nicht vor dem leeren Dokument, und Du liest keine fünfzehn Sitzungen zurück.

Dasselbe gilt für den Fortführungsantrag, für Berichte an die Krankenkasse und für Arztbriefe an mit- oder weiterbehandelnde KollegInnen. Was das Formular selbst angeht: Das füllst Du weiter selbst aus. ganzheit schreibt den Bericht, nicht die Vordrucke.

Damit der Verlauf überhaupt so entsteht, muss das Dokumentieren leichter sein als das, was Du heute tust – und es gibt daran nichts zu lernen: Du sprichst, tippst oder fotografierst, was auf dem Block steht, und all das tust Du ohnehin.

Nach der Sitzung sprichst Du also frei ein, ungeordnet, so wie es Dir im Kopf liegt, und wählst, wonach daraus ein Protokoll gebaut wird: an den Empfehlungen der Psychotherapeutenkammern orientiert, an der im MDK-Kontext erwarteten Struktur, oder nach einer eigenen Vorgabe. Ein vollständiges Protokoll entsteht so in zwei bis drei Minuten, zwischen zwei PatientInnen statt am Abend.

Die KI erfindet dabei nichts: Sie verwendet ausschließlich, was Du gesagt hast, und wo die Grundlage fehlt, schreibt sie keinen Inhalt, sondern einen Hinweis, was noch fehlt. Gesprochen wird über die Chiffre, nicht über den Namen – so, wie Du den Fall auch in der Intervision vorstellen würdest.

Und weil im Kopf der Akte steht, wie viele der geplanten Sitzungen verbraucht sind, siehst Du die achte Stunde der KZT 2 kommen, statt sie zu bemerken.

Was daneben bleibt, bleibt bewusst daneben: ganzheit ist die fachliche Akte – Verlauf, Protokolle, Berichte –, während Termine, Abrechnung und Stammdaten in Deiner Praxisverwaltung weiterlaufen, ebenso der Anschluss an die Telematikinfrastruktur und die ePA. Und was Deine PatientInnen Dir anvertrauen, bleibt bei Dir: Deine Dokumentation liegt auf Servern in Deutschland, die KI-Verarbeitung läuft innerhalb der EU – im Einzelnen nachzulesen auf der Dokumentationsseite.

Die einzige Größe, über die Du noch entscheidest

Ob diese Kürzung Bestand hat, entscheidet sich an anderer Stelle – und dort sind Deine Kammer und Dein Berufsverband gerade laut. Gut so. Wir bauen kein Werkzeug, das eine Kürzung ausgleicht; das kann keins. Wo wir etwas ausrichten können, ist der Rest des Abends. Wenn für dieselbe Arbeit weniger ankommt, entscheidet sich die Wirtschaftlichkeit einer Praxis nicht mehr nur an der Ziffer, sondern daran, wie viel unbezahlte Zeit jede Behandlung nach sich zieht. Vier Stunden pro Umwandlungsantrag sind eine Größe, die sich in diesem Jahr anders anfühlt als im letzten. Diese Stunden zurückzuholen macht die Kürzung nicht rückgängig. Aber sie sind das Einzige an dieser Rechnung, das nicht in einem Ausschuss entschieden wird.

Wenn Dich das anspricht: Sieh Dir an, wie die Dokumentation in ganzheit funktioniert, oder teste sie 14 Tage kostenlos.

Häufige Fragen

  • Indem der Verlauf die Begründung schon enthält. Was die GutachterIn liest, ist die Entwicklung: was sich seit der Probatorik verschoben hat, woran die bisherigen Sitzungen gearbeitet haben, warum das vorhandene Kontingent nicht reicht. Steht das dokumentiert bereit, wird die Begründung zur Auslese – nicht zur Rekonstruktion aus dem Gedächtnis.

  • Nein. ganzheit entwirft den Bericht – den freien Text, in dem Du die Umwandlung begründest – aus dem dokumentierten Verlauf. Die Vordrucke selbst füllst Du weiter dort aus, wo Du es heute tust.

  • Ausschließlich aus dem, was in der Akte steht: Diagnose, Therapieziele, die Sitzungsprotokolle, die Skalenverläufe. Was Du nie dokumentiert hast, steht auch im Entwurf nicht – und wo die Grundlage fehlt, markiert ganzheit die Lücke, statt sie zu füllen.

  • Nein. ganzheit ist die fachliche Akte und tritt neben Deine Praxisverwaltung. Abrechnung, Termine und Stammdaten bleiben dort, ebenso der Anschluss an Telematikinfrastruktur und ePA. Es gibt nichts zu migrieren.

  • Ja, und zwar jederzeit. Du lädst Deine Inhalte als PDF herunter, Akte für Akte, ohne dafür kündigen oder fragen zu müssen. Endet Dein Vertrag, wechselt Dein Zugang in einen Lesemodus: Du kommst weiter an alles heran, was Du dokumentiert hast, und exportierst es weiter – Du legst nur nichts Neues mehr an. Deine Aufbewahrungspflicht erfüllst Du damit unabhängig davon, ob Du bei uns bleibst. Alle Tarife sind monatlich kündbar.

  • Der Entwurf ist so gut wie der Verlauf, aus dem er entsteht. Bei einer Behandlung, die mitten in der KZT steht, hast Du bis zum Umwandlungsantrag noch mehrere Sitzungen, die vollständig dokumentiert einlaufen können. Für den Fortführungsantrag ist der Verlauf dann komplett.

  • Nein – und das ist der Punkt. ganzheit ist so gebaut, dass Du es vollständig auf Chiffrenbasis nutzt. Dadurch verarbeitet ganzheit keine personenbezogenen Daten Deiner PatientInnen, und Du brauchst mit uns keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Zuordnung zwischen Chiffre und Mensch bleibt bei Dir.

  • Deine gespeicherte Dokumentation liegt auf Servern in Deutschland, die KI-Verarbeitung läuft innerhalb der EU. Deine Inhalte gehen nicht an OpenAI oder andere KI-Anbieter und werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Jan Hoppe
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